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【法务杂谈】2024,你需要置办一间档案室
点击次数: 85   发布时间:2024-01-08
新注册公司的平均存活时间为2.7年。如果你的公司存活已经超过三年,如果还在盈利,那么,你需要置办一个档案室。这事儿很重要,容我细述。
你的档案室至少应该放三个柜子:商标档案柜、专利档案柜、合同档案柜。
商标档案柜
自从你有了创业的想法的那一天起,你就开始想拥有一家自己的企业,就像想养一个孩子一样。
孩子起什么名字?还没有诞生,名字你已经想了无数次。
你想在你的产品身上,打上专属于自己的标签,好让人们记住你。
这就产生了两个东西:企业字号、商标。
于是一场充满惊险与刺激的企业生命之旅,就此启程。
商标档案柜将记录这场生命历程的点点滴滴,在关键时刻,是你开疆拓土的武器,克敌制胜的法宝。
你的商标档案柜,应该留下这些档案:
1、商标设计底稿、委托设计协议或委托设计的下单记录与设计费的支付记录、相关的沟通记录;
2、注册商标的记录文件;
3、商标许可、转让协议;相关票据;支付商标许可费的记录;
4、产品历次内外包装图样或照片及其产生的记录;产生的记录包括:设计底稿、设计费用支付记录、采购合同等;
5、使用商标的记录文件,包括带着商标图案的合同文本、合同履行的记录包括费用支付记录,票据等;
6、进行商业推广、市场宣传、广告等记录文件、费用支付记录;
7、参加展会的合同、照片、费用支付记录;
8、企业的获奖记录文件、获得荣誉的记录文件;
9、企业捐赠记录文件;参与公益活动的记录文件;
10、所有与你的企业建立过合作关系的人或企业的记录文件;
11、媒体报道的记录;
当然,上述清单是开放性的,不是全部。其实宗旨就是一个,把商标相关的记录完整的保存下来。
请记住是每一次。是所有的与市场推广活动相关的档案材料。在涉及商标、字号的权属纠纷、侵权纠纷(品牌纠纷)中,这些档案的价值可能比其本身所涉及的交易额要大的多。
你的核心商标可能不止一个,经营企业的过程中,可能会变更商标,甚至变更字号。你的市场推广活动可能也不止一次,打广告肯定也不止一次。这些都没关系,请将它们统统记录在案,按照时间的顺序,整理的井井有条。保存的办法或许有很多,但稳妥的方式似乎只有一个:建立档案,放在商标档案柜中。
不然这些繁琐的看似无用的材料,会随着时间的流逝而流失。如果不以这种方式加以整理和保存,很可能会遗失。
为什么这些材料要存档保存?
比如你精心养育了一个小孩,你在他的身上投注了无数的心血,时间、精力、财力,苦口婆心;你所拥有的,对他予取予求,倾囊相授,你甚至拼了老命为他积累了万贯家财,希望他传之子子孙孙。你的小孩也很棒,相貌堂堂,风度翩翩,英俊潇洒,要学历有学历,要智慧有智慧,要气度有气度,想做丈母娘的人一大堆。
这个孩子有了他自己的世界,但是你并不担心他会变成别人家的儿子。因为他身上有你的基因,他的身上流淌着你的血液。
商标档案室关于商标和字号的这些记录,就是品牌的基因和血液。有了这些档案,你就可以证明这个牌子是你的,是你精心养育的,而不是隔壁老王的。
如果你的产品的质量和口碑都做的很好,你的市场推广也做的很棒,甚至成了知名品牌、驰名商标,你会发现,市场上有无数个贪婪的眼睛盯着他,通过种种方法来假冒他,甚至宣称这个商标、这个字号就是他的。
你会发现,各种打擦边球的人,无处不在。
商标档案室就是你的武器库,可以对抗那些小偷、强盗、打擦边球、企图假冒者。
商标档案室,其实还有一个作用。
你的企业从小做到大,市场推广、销售的策划和支出进行了无数次。哪些措施成效显著的?哪些是投入多但收效甚微的?哪些是有投入无产出的?哪些是投入一点点,但是收获满满的?这些都需要时时检视,通过实际反馈来进行甄别;从中找到正确的道路,不断进化改进。
专利档案柜
如果你没有专利,当然就不需要专利档案柜。
可是,如果你有专利,那么一定要准备一个专利档案柜,并好好利用你的专利档案柜。
每一项专利从提出方案,到调查研究,到形成专利申请文件,到进行专利审查答辩、获得授权证书,每年的年费续交,到最终放弃,或者无果而终,或者作为核心专利发扬光大,就像传家宝一样传之久远,这些都应当立此存照,时时检视。
你有多少项专利?你公司的专利墙上的专利是否均是有效状态?这些专利是否全部都有保留的必要?哪些被你公司的产品选择?哪些被您的竞争对手或友商选择?哪些被市场所青睐,哪些被市场所唾弃?
专利其实也是试金石。
人类历史上有亿万次创新,只有最有效的创新才会被市场选择,并且不断地推陈出新。而那些最终被证明不堪大用的技术,最终淹没在历史的烟尘之中。
建立专利的档案,就是要从它产生的那一刻起,记录、观察、思考它在技术发展长河中的实际作用。不观察,不总结,不提炼,没有人会主动告诉你。
专利其实还可能是一项你看不见的巨额负债。
当这件专利对你的业务有用,能给你带来潜在的价值,或者现金价值,它就是一项正资产。
当这件专利的技术实际是并没有被实施,甚至根本就不可能被业界实施,那这件专利充其量不过是一张废纸。而你还要把它当宝贝一样供着,每年缴纳年费,每年让员工小心翼翼的看护它。这时,它给你带来的只有负债。
记录、存档、判断、抉择。
每隔一段时间,检查、评估这件专利技术的实施状态。是否应继续维持?是否应该围绕它进行二次开发和布局?这个专利所涉及的技术路线是否已被摒弃并且再无起死回生的可能?是否可以拿来向竞争对手主张权利?是否可以通过谈判、许可、转让等为公司创造现金价值或竞争优势?
你申请了几百上千项专利,甚至为之花了几百上千万元。如果你不问,相信不会有人主动告诉你这些问题的答案。
合同档案柜
每一项交易的发生,都可能蕴含着法律风险。
没有风险可能意味着没有收益或收益很低。
收益越高,风险越大。
只要你开门做生意,你就要面对这种局面。
因为交易对象是不确定的,交易对象的来路你无法做彻底的调查。交易的诸多环节都可能出现问题。交易的过程也并非在你的完全掌控之下。
赚钱时莫忘风险,亏损时莫忘寻找机会。
生意生意,生生不息之意。如何让你的生意生生不息?
合同档案柜就是一个非常好的自我总结和提升的指南。
哪些生意让你赚钱了?让你赚钱的哪些生意中有哪些潜在的风险需要避免?
哪些生意赔钱了?导致你遭受损失的坑是哪些?下一次如何避免?
这些经验和教训藏在你的交易的过程和细节中。
怎样总结、提炼、应用、防范?合同档案柜就是宝典。
合同档案柜,至少应该包含如下档案:
1、合同文本(原件);
2、合同向对方的具体身份信息;
3、历次交货或付款的记录;
4、历次对账的记录;
5、相关票据;
6、履行合同时发生异常的记录;沟通的记录;发生异常后的处理方案;
交易的过程应当时时检视,时时总结。寻找绵绵不绝的生机,避免纠缠不清能量损耗的死亡陷阱。
作者:房平木律师 专利代理师
单位:南京知识(苏州)律师事务所